Office du Carré · BrouillonIA

Guide d'utilisation

Comment l'assistant travaille, et ce que vous avez à faire au quotidien. En une phrase : vous tenez votre tableau de suivi, l'assistant prépare les courriers en brouillon dans Outlook, vous relisez et vous envoyez.

Le principe en 3 points

1. L'assistant prépare, il n'envoie jamais.
Tout finit en brouillon dans Outlook, avec un encart « ⚠ NE PAS ENVOYER ». Vous relisez et vous envoyez vous-même. Vous gardez la main.

2. Tout part de votre tableau de suivi.
Vous remplissez votre Excel comme d'habitude. L'assistant le lit, agit, et recoche lui-même les colonnes automatiques (pièces demandées, statuts).

3. L'assistant n'invente jamais rien.
Quand une information manque, il laisse un repère « ____ » et vous indique quoi compléter. Il ne devine pas.

Votre tableau de suivi — qui remplit quoi

Le tableau a trois familles de colonnes :

Grises — les colonnes que vous aviez déjà (n° dossier, adresse, parties, prix…). Vous les remplissez à l'ouverture du dossier.
Bleues — de nouvelles cases à cocher OUI / NON : « Cabinet rédige la promesse », « Commune hors métropole », « Financement confirmé », « Préemption purgée »… Ce sont ces réponses qui déclenchent les bons courriers.
Vertes — remplies automatiquement par l'assistant (suivi des pièces, dates). Vous n'y touchez pas ; vous les regardez se remplir.

⚠ Un dossier n'avance que si ses cases bleues sont renseignées. Si un courrier « attend une information », l'assistant vous dit précisément laquelle cocher.

Le déroulé d'un dossier

Vous ouvrez le dossier : une nouvelle ligne dans le tableau (n° dossier, parties, bien, prix…).
L'assistant prépare l'accusé de réception et le questionnaire à envoyer au vendeur (dans vos brouillons Outlook).
Le vendeur remplit son questionnaire via le lien reçu. Selon ses réponses, l'assistant demande les bonnes pièces (mairie, syndic, banque…) et coche « demandé » dans le tableau.
Le dossier avance : suivi du financement, préparation du rendez-vous, projet d'acte, information avant signature — chaque étape prépare le courrier correspondant.
Vous relisez et envoyez chaque brouillon quand il vous convient. Rien n'est envoyé sans vous.

Concrètement, chaque jour

Vous ouvrez votre tableau de suivi et le remplissez (nouveaux dossiers, cases bleues à cocher).
Vous fermez le fichier après votre saisie — c'est important : l'assistant ne peut pas écrire tant que le fichier est ouvert chez vous.
Dans les deux minutes, l'assistant a lu vos changements et préparé les brouillons.
Vous ouvrez Outlook → Brouillons : vous relisez, ajustez si besoin, et envoyez.
Chaque brouillon porte en tête un résumé de l'état du dossier (dans l'encart « NE PAS ENVOYER ») — un coup d'œil suffit pour savoir où vous en êtes. Vous retirez cet encart avant d'envoyer.

Bon à savoir

Un même courrier n'est jamais préparé deux fois : si vous relancez, l'assistant ne refait pas ce qui est déjà fait.
Les informations restent dans l'environnement de l'étude (votre tableau, votre messagerie).
Si un brouillon contient « ____ », c'est un endroit à compléter à la main : l'assistant n'a pas inventé l'information manquante.
En cas de doute sur un courrier, il suffit de ne pas l'envoyer : c'est un brouillon, il ne part pas tout seul.

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